Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.
Grundsätzlich wird zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift) unterschieden. Es werden folgende Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, die eine formgebundene Kommunikation ermöglichen, § 3a Elektronische Kommunikation, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG):
- durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
- bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes;
- bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt.
Zugangseröffnung der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen
Unsere Verwaltung unterstützt nur folgenden Weg dieser rechtlich zugelassenen Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation:
- Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)
1. Allgemeine Hinweise
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefes.
1.1 Unterstützte Dateiformate
Die folgenden Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation werden von der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen unterstützt:
- *.doc und *.docx (MS-Word); *.xls und *.xlsx (MS-Excel); *.gif (Graphics Interchange Format), *.jpg und *.jpeg (Erweiterung der Joint Photographic Experts Group); *.tif (Tagged Image Format); *.pdf (Adobe-Acrobat); *.zip (Win-Zip)
Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.
Bei Fragen zu den Verschlüsselungszertifikaten der virtuellen Poststelle (VPS) wenden Sie sich bitte an helpdesk@ldi.rlp.de.
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 30 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden ebenfalls nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen keine weitere Mitteilung.
Sofern Bürgerinnen und Bürger Dateiformate verwenden, die von der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen nicht unterstützt werden, sind diesbezüglich dennoch ergangene Eingangsbestätigungen, die durch die VPS versendet werden, unzutreffend und daher als gegenstandslos zu betrachten
2. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Behörde
2.1 Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig.Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher weiterhin einfach per E-Mail an zum Beispiel info@rathaus-wissen.de geschickt werden.
2.2 Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos bei der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren (https://nutzerkonto.service.rlp.de) und Nachrichten über die VPS versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.
Zur Registrierung mit eID wählen Sie bitte unter https://nutzerkonto.service.rlp.de den Menüeintrag „...Registrieren mit neuem Personalausweis“ und zur Registrierung ohne eID den Text „Jetzt registrieren“ an und folgen den jeweiligen Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Eine entsprechende Registrierungsanleitung finden Sie unter https://ldi.rlp.de/de/service/downloads/frei-zugaenglicher-bereich/nutzerkonto-rheinland-pfalz/.
Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.
Die virtuelle Poststelle regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein. Die Kernelemente der virtuellen Poststelle sind der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden.
Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
2.3 Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
Die elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden, soweit Sonderregelungen dies nicht ausschließen (z.B. durch Formulierungen wie „die elektronische Form ist ausgeschlossen“ oder „§ 3a VwVfG findet keine Anwendung“). Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (z. B. Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge).
2.3.1 Schriftform ersetzende zugelassene Verfahren für die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen
- Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)
In Deutschland erfüllen weiterhin qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO). Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen diese Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.
Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseite der Bundesnetzagentur veröffentlicht: www.elektronische-Vertrauensdienste.de
Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
vg-wissen@poststelle.rlp.de
Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung die VPS künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der Verbandsgemeindeverwaltung Wissen und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Denn über die VPS können Sie ebenfalls Dokumente und Mitteilungen, die mit einer qeS versehen sind, direkt aus der VPS heraus an die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen senden. Dazu benötigen Sie ein gültiges Signaturzertifikat auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (umgangssprachlich die sog. Signaturkarte) eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters. Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter den in Gliederungspunkt 2.2 genannten Quellen.
3. Rechtliche Hinweise
Die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Wissen sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.